GAEB-Dateiformate erklärt: x81 bis x89, d81 bis d86, p81 bis p86 — wann braucht man welches?

Wer im Bauwesen oder in der angrenzenden Industrie auf öffentliche Ausschreibungen bietet, stoesst frueher oder später auf ein merkwuerdiges Sortiment an Dateiendungen: .x83, .d84, .p86, manchmal .x89. Das sind keine exotischen Varianten — das ist GAEB, der deutsche Standard für den elektronischen Datenaustausch im Vergabewesen. Und jedes Format hat einen klar definierten Zweck.

Dieser Artikel ordnet die Formate nach zwei Achsen — dem Kodierstandard (d, p, x) und der Austauschphase (81 bis 89) — und sagt dir konkret, welches Format in welcher Projektphase durch deine Inbox kommt.

Die beiden Achsen: Kodierung und Phase

Eine GAEB-Datei heisst immer nach dem Schema [Buchstabe][Zahl]. Der Buchstabe sagt, mit welcher Version des GAEB-Standards die Datei geschrieben wurde. Die Zahl sagt, in welcher Phase des Projekts sie entsteht.

Buchstabe — Kodierung / Version

Regel für die Praxis: Wer heute eine .d*-Datei erhaelt, arbeitet mit einem Auftraggeber, dessen AVA-Software aelter ist als sein Praktikant. Technisch kann man sie verarbeiten, aber fast jede moderne Software konvertiert intern erstmal nach DA XML.

Zahl — Austauschphase

Die zweistellige Zahl verraet dir, in welcher Projektphase du stehst — welche Rolle die Datei gerade spielt. Das ist für einen Bieter die wichtigere Information. Wenn du eine .x83 in der Inbox hast, weisst du sofort: Das ist eine Angebotsaufforderung, Preise fehlen noch, du sollst sie eintragen und eine .x84 zurueckschicken.

Was es mit 85 auf sich hat

Die 85 wird oft übersehen, ist aber strategisch interessant. Ein Nebenangebot ist ein abweichender Vorschlag des Bieters: „Ich biete nicht genau das an, was im LV steht, sondern eine technisch gleichwertige Alternative, die bei mir guenstiger oder schneller lieferbar ist." Ob Nebenangebote zulässig sind, muss der Auftraggeber explizit erlauben — dann als zusaetzliche GAEB-85-Datei zusammen mit der GAEB-84 eingereicht.

Praktische Kombinationen — was kommt zusammen vor?

Nicht jede Kombination aus Buchstabe und Zahl ist real. In der Praxis siehst du hauptsaechlich diese:

• Die häufigsten: .x83 und .x84 — Angebotsaufforderung rein, Angebotsabgabe raus. Wer als Bieter an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, verbringt 90% seiner GAEB-Zeit mit diesen beiden.
• Frueh im Projekt: .x81 und .x82 — typischerweise bei Planungsphasen oder Markterkundungen. Das LV ist noch in Arbeit.
• Legacy-Variante desselben: .d83, .d84 — dasselbe wie x83/x84, aber im alten GAEB-90-Format. Inhaltlich identisch, technisch ein Headache (keine Umlaute-Unterstuetzung wie in XML, festgelegte Spaltenbreiten, anfaellig bei Encoding-Problemen).
• Nach dem Zuschlag: .x86 — wird dir als Auftragnehmer zugeschickt und bestaetigt, dass du den Auftrag hast. Für die eigentliche Leistungserbringung spielt sie eine kleinere Rolle, als Dokumentations-Artefakt ist sie aber wichtig.
• Am Ende: .x89 — für die rechtskonforme Rechnung auf Basis des Aufmasses. Viele Bieter nutzen sie nicht, obwohl sie die Rechnungsstellung automatisieren koennte.

Welches Format wann öffnen?

Jede moderne AVA-Software (ORCA AVA, California.pro, iTWO civil, Nevaris) oeffnet alle GAEB-Formate ohne zu zucken. Wer mit einer dieser Loesungen arbeitet, muss sich über die Unterschiede keine Gedanken machen.

Interessant wird es, wenn du ohne dedizierte AVA-Software arbeitest:

• x81-x89 Dateien: Jeder freie GAEB-Viewer oeffnet sie. Der GAEB-Ausschuss selbst stellt einen kostenlosen Viewer bereit (gaeb.de/service/downloads). Für die reine Einsicht reicht das.
• d81-d86 Dateien: Aeltere Viewer noetig. Online gibt es mehrere Konverter, die d83 → x83 umwandeln, bevor man sie in moderner Software oeffnet. In Python ist pyGAEB die uebliche Library; sie frisst sowohl d- als auch x-Formate.
• p81-p86 Dateien: Selten noch im Umlauf. Falls doch, werden sie typischerweise direkt nach x81-x86 konvertiert und nie wieder angefasst.

Der Inhalt unter der Haube

Wenn man eine .x83-Datei in einem Texteditor oeffnet, sieht man XML. Die Wurzel ist <GAEB xmlns="http://www.gaeb.de/GAEB_DA_XML/...">. Darunter folgen Abschnitte für Projektdaten, Vergabestelle, LV-Struktur (mit Losen, Titeln, Bereichen, Positionen) und für jede Position die Kurz-/Langtext-Beschreibung sowie Menge und Einheit.

Eine .d83-Datei dagegen ist ein klassisches Zeilenformat mit festen Spaltenbreiten und Steuercodes im 80-Zeichen-Rhythmus. Wer in der DOS-Aera gross geworden ist, fuehlt sich sofort heimisch — alle anderen fluchen.

Inhaltlich sind beide gleich, und eine gute Konvertierung verliert keine Information. Aber die XML-Variante ist für Automatisierung oder KI-Analyse drastisch einfacher zu parsen. Tender Automation arbeitet intern mit DA XML — wenn du eine d-Datei hochlaedst, wird sie on-the-fly konvertiert.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

1. Falsches Ausgabeformat waehlen. Der Auftraggeber will eine .x84 zurueck, der Bieter liefert eine.x83 (ohne eingetragene Preise). Passiert erstaunlich oft — meistens weil die Software die Datei als x83 geoeffnet hat und die Export-Funktion per Default im gleichen Typ speichert. Der Auftraggeber lehnt die Abgabe als unvollständig ab.
2. Encoding-Probleme bei d-Dateien. Umlaute in Produktbeschreibungen werden zu Zeichenmuell. Typische Ursache: falsches Code-Page beim Öffnen (ISO-8859-1 vs CP437 vs UTF-8). Die x-Dateien haben das Problem nicht, weil XML UTF-8 nativ vorschreibt.
3. Schema-Version vergessen. GAEB DA XML 3.1, 3.2 und 3.3 sind ähnlich, aber nicht identisch. Wenn der Auftraggeber explizit 3.3 verlangt, muss die Ausgabe auch 3.3 sein — sonst lehnt der Validator der Vergabeplattform ab. Gut gepflegte AVA-Software kennt alle Versionen; aeltere Tools kennen nur 3.1 oder 3.2.
4. Leere GAEB beim Upload. Wenn die Datei zwar die Endung .x84 hat, aber keine Preise enthaelt, ist sie technisch eine gueltige, aber unbrauchbare Angebotsdatei. Die Pruefung auf „alle Positionen bepreist" macht die Vergabeplattform automatisch und spuckt bei Luecken eine Fehlermeldung aus.

Warum das alles für Bieter wichtig ist

GAEB ist nicht nur ein Dateiformat — es ist auch ein Prozesssignal. Jeder Wechsel des Formats markiert einen Übergang im Vergabeverfahren. Du bekommst eine .x83? Dann bist du eingeladen und musst in den nächsten Tagen preisen. Du schickst eine .x84 zurueck? Dein Angebot ist offiziell eingereicht. Dir kommt eine .x86? Gratulation, du hast den Zuschlag.

Wer das versteht, kann die formalen Phasen des Verfahrens durch die Dateiendungen im Posteingang verfolgen — und sieht, wenn etwas ausserhalb der Norm laeuft (zum Beispiel ein Nachtrag, der eigentlich in eine zweite x84 gehoerte, aber als schlichtes PDF reingekommen ist).

Zusammengefasst

GAEB-Formate sind kein Geheimwissen. Die zwei Dimensionen sind klar: d/p/x für die Kodierung (Legacy → modernes XML), 81 bis 89 für die Projektphase (Planung → Abrechnung). Wer die Tabelle oben kennt, kann jede GAEB-Dateiendung sofort einordnen und weiss, was der Auftraggeber erwartet.

Für den Alltag als Bieter sind .x83/.x84 die einzigen beiden Formate, die du wirklich beherrschen musst — alles andere ist Randfall. Wenn dein Auftraggeber immer noch mit .d83 arbeitet, ist das kein Grund zur Panik, aber ein Hinweis darauf, dass seine Digitalisierung einige Jahre hinterher liegt. Eine gute KI-gestützte Analyse verarbeitet beide Varianten gleich gut.

Mehr zum Workflow beim Auswerten von GAEB-Dateien findest du im Grundlagen-Artikel GAEB Datei öffnen und auswerten: Formate, Tools und Praxistipps. Tender Automation unterstuetzt alle genannten GAEB-Formate (d, p, x; 81 bis 89) — hochladen, analysieren, Hersteller identifizieren, Anfragen generieren. 5 Analysen kostenlos.

Quellen

• GAEB e.V. — Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen: Fachdokumentation GAEB DA XML 3.3 (Mai 2021), gaeb.de/wp-content/uploads/...
• GAEB DA XML 3.2 Fachdokumentation (2013) — historische Versionsreferenz
• gaeb-online.de — übersichtliche Aufbereitung der Austauschphasen
• pyGAEB Python-Library (PyPI) — freie Referenzimplementierung für d- und x-Formate