Tender AutomationLeistungsverzeichnis auswerten: Der komplette Guide 2026
Ein Leistungsverzeichnis (LV) ist das Kerndokument jeder Ausschreibung. Es listet alle zu liefernden Positionen mit technischen Anforderungen, Mengen und Einheiten. Wer schnell und praezise auswertet, gewinnt den Zeitvorteil — und damit oeft auch den Auftrag.
Was ist ein Leistungsverzeichnis?
Ein Leistungsverzeichnis ist eine strukturierte Auflistung aller Leistungen, die im Rahmen einer Ausschreibung erbracht werden müssen. Im deutschen Vergaberecht bildet es zusammen mit dem Anschreiben und den Vergabebedingungen die Grundlage für Angebote.
Typische Elemente eines LV:
- Positionsnummer: Eindeutige Kennzeichnung jeder Position
- Kurztext: Praegnante Bezeichnung der Leistung
- Langtext: Detaillierte technische Beschreibung
- Menge + Einheit: z.B. "12 Stueck", "50 lfd. m"
- Einheitspreis / Gesamtpreis: Vom Bieter auszufuellen
Gaengige Formate
Leistungsverzeichnisse kommen in verschiedenen Formaten:
GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen)
GAEB ist das Standardformat im deutschen Bauwesen. Die Dateierweiterungen .d81, .d83, .d84, .x81, .x83, .x84 bezeichnen verschiedene Phasen und XML/ASCII-Varianten. GAEB-Dateien können von Ausschreibungssoftware (AVA-Programme) direkt eingelesen werden.
Viele Auftraggeber verschicken LVs als PDF — oft gescannt oder als gedrucktes Dokument. Die manuelle Extraktion ist aufwendig; OCR-Tools und KI können hier automatisieren.
Excel / CSV
Besonders bei kleineren Ausschreibungen oder internationalen Vergaben. Strukturierter als PDF, aber ohne einheitliches Schema.
Word / DOC
Haeufig bei Dienstleistungs- oder IT-Ausschreibungen. Tabellen oder Freitextbloecke enthalten die Leistungsbeschreibungen.
Schritte zur effizienten Auswertung
1. Überblick verschaffen
Bevor Sie ins Detail gehen: Wie viele Positionen hat das LV? Welche Gewerke oder Produktkategorien sind betroffen? Gibt es Lose (Teilpakete)? Diese Fragen bestimmen den Aufwand und ob eine Ausschreibung für Ihr Unternehmen überhaupt relevant ist.
2. Relevante Positionen markieren
Nicht jede Position ist gleich wichtig. Sortieren Sie nach:
- Menge × Einheitspreis (größte Positionen zuerst)
- Produktkategorie (was können Sie liefern?)
- Technische Komplexitaet (welche Positionen benoetigen Rueckfragen?)
3. Hersteller und Lieferanten identifizieren
Für jede relevante Position müssen Sie einen Hersteller oder Lieferanten finden. Bei produktneutralen LVs (§31 VgV) ist das besonders anspruchsvoll, da keine Markennamen genannt werden duerfen. KI-Tools können technische Parameter automatisch Herstellern zuordnen.
4. Anfragen erstellen und versenden
Pro Hersteller eine individuelle Anfrage mit den relevanten Positionen, Mengen und technischen Anforderungen. Je schneller Sie anfragen, desto mehr Zeit haben Sie für die Angebotskalkulation.
5. Angebote sammeln und kalkulieren
Eingehende Herstellerangebote werden den LV-Positionen zugeordnet, Preise addiert, Marge eingerechnet und das Gesamtangebot erstellt.
Häufige Fehler bei der LV-Auswertung
Positionen übersehen
Besonders bei langen LVs (100+ Positionen) werden Positionen am Ende oder in Untergruppen leicht übersehen. Systematisches Vorgehen und Checklisten helfen.
Mengen falsch lesen
Einheiten verwechseln (Stueck vs. Meter vs. Kilogramm) fuehrt zu drastisch falschen Kalkulationen. Immer Einheit und Menge doppelt prüfen.
Technische Anforderungen ignorieren
Nicht jedes guenstigste Produkt erfuellt alle technischen Anforderungen. Normen, Schutzgrade und Zertifizierungen müssen geprüft werden.
Zu spaet anfragen
Wenn Herstellerangebote erst zwei Tage vor Abgabetermin eintreffen, bleibt keine Zeit für Rueckfragen oder Alternativen. Fruehzeitige Anfragen sind entscheidend.
Tools für die LV-Auswertung
AVA-Software (GAEB-Dateien)
Programme wie ORCA AVA, California.pro oder BauSoftware-Tools können GAEB-Dateien direkt verarbeiten und unterstuetzen die Kalkulation. Geeignet für Unternehmen, die regelmaessig im Bauwesen taetig sind.
Excel
Flexibel und weit verbreitet. Für kleinere LVs oder als Zwischenloesung. Nachteil: Keine automatische Hersteller-Zuordnung, hoher manueller Aufwand.
KI-gestützte Analyse (Tender Automation)
Moderne KI-Tools wie Tender Automation analysieren das LV-Dokument vollautomatisch: Positionen extrahieren, Hersteller zuordnen, Anfragen generieren. Geeignet für Handels- und Vertriebsunternehmen, die schnell auf viele Ausschreibungen reagieren.
Zeitvergleich: Manuell vs. KI
Für ein typisches LV mit 80 Positionen:
- Manuell: 4-8 Stunden (Lesen, Recherche, Anfragen schreiben)
- Mit KI: 10-15 Minuten (Hochladen, prüfen, versenden)
Der Zeitvorteil erlaubt es, mehr Ausschreibungen zu bearbeiten — und damit mehr Aufträge zu gewinnen.
Fazit
Leistungsverzeichnisse effizient auszuwerten ist eine Kernkompetenz für Unternehmen im Ausschreibungsgeschaeft. Mit dem richtigen Workflow — Überblick verschaffen, priorisieren, Hersteller identifizieren, fruehzeitig anfragen — laesst sich der Prozess systematisieren. KI-Tools beschleunigen jeden Schritt und ermöglichen eine Skalierung, die manuell nicht möglich waere.